Bakom spakarna i Google Apps #groups

Först och främst kan det vara på sin plats att berätta att Google Apps, för er som missat detta, är Googles kontorsvit i molnet, som innehåller mail (ungefär som Gmail inkl. chatt), Docs (fildelning och filredigering samt möjligheter att arbeta i samma dokument samtidigt online), Calendar samt den enklare webbpubliceringssystemet Sites. En del andra tjänster ingår också, så det är kanske snarare en fråga om hur mycket tjänster man vill erbjuda direkt och vad man vill introducera ”lite mer genomtänkt”.
Google Apps
Tjänsten ”Startsida” som ger användaren möjlighet att se alla aktiva tjänsterna från en sida, med exempelvis en förhandsvisning av sin maillådas inbox, är definitivt något som jag kommer att titta närmare på, då det skulle kunna vara en ersättare till ett intranät.Kontrollpanelen för Google Apps administration innehåller mycket trevliga inställnings-möjligheter. Jag har tittat lite närmare på Grupper som är något som i Google Apps används istället för maillistor. Om man exempelvis skapar gruppen Visitors, så får man mailadressen visitors@domän.se. Eftersom man köper Apps per konto (40€ per användare och år) så kan det vara bra att känna till att det finns andra sätt att skapa e-postadresser också, även om dessa inte får en egen låda utan bara distribueras ut till medlemmarna i gruppen. Alias, d.v.s. möjligheten att få mailkontot sanna@domän.se att även lystra till s@domän.se finns också som vanligt. Kontona abuse@ samt postmaster@ finns redan, som osynliga och vidaresända till Google, om man inte skapar upp dessa som grupper själv och går med i gruppen. Klart att man vill ha sina egna abusemail och postmaster studsar.

Undrar förresten hur många som läser sina postmastermail ordentligt? Jag minns en gång på en tidigare arbetsplats där jag skötte postmasterkontot och besvarade ett mail som kommit dit (för övrigt tror jag att jag aldrig varit med om mer svordomar i ett mail någonsin än det, än i dag). Mailet innehöll något i stil med ”Jag ger blanka *** i att maillådan är full, se till att fixa era *** *** *** mailservrar istället för att *** o.s.v. o.s.v.”. Jag försäkrade herrn som skrivit brevet att företaget lade ner enormt mycket tid och pengar på att hålla servrarna i skick och beklagade att han haft bekymmer och mailet jag sedan fick tillbaka var av mycket trevligare karaktär. Och framförallt var han väldigt förvånad eftersom han inte väntade sig ett svar på något han frustrerat skrivit till ”en maskin”. Liknande bemötande fick jag från en glad australiensare som till och med lovade att bjuda på öl om jag hade vägarna förbi när jag besvarade hans abusemail som tydligen var lika ovanligt det. ”Thank you for a HUMAN response and, most of all, for identifying the correct ISP to whom the complaint should be sent. What a refreshing change.“ Är det slöseri med tid att besvara denna typ av mail eller är det kanske kundvård på hög nivå? Om det tvistar de lärda. Men nu kom jag förståss ifrån ämnet lite.

Grupper i Apps kan också dela filer och kalender-händelser. Om man vill kan man också låta användarna själva skapa och administrera grupper, vilket kan få loss en del resurser till annat på IT-avdelningen. Där uppskattar jag också möjligheten att uppge en alternativ mailadress för alla användare. Att inte längre behöva ägna sig åt glömda lösenord är något de flesta uppskattar, och framför allt känns det också bra för slutanvändaren att kunna lösa sitt problem själv. Sedan finns det ju säkerhetsaspekter i detta också, men någonstans går gränsen mellan användarvänlighet och säkerhet, så det är alltid en avvägning som behöver göras. Jag uppskattar också att mailkontona är 25 GB, för snåla lådstorlekar tror jag både mailadministratörer och användare tröttnat på för länge sedan. Vissa mail ska bara kastas, så är det ju. Men ska man verkligen lägga tid på att sitta och fundera på huruvida ett intressant, men redan besvarat mail, ska sparas eller inte? Personligen tror jag då att man gör ett bättre jobb om man istället besvarar ett abusemail eller postmaster mail. Vad tror du?

Annonser

4 thoughts on “Bakom spakarna i Google Apps #groups

  1. Jag tror att du behöver skriva lite kortare inlägg och tänka lite längre kring huruvida det är så smart att vara en del av googles hejarklack som applåderar med bakbundna händer.

    • Hej! Tack för feedback! En fördel med bloggandet är just möjligheten att få kommenterarer, att bli emotsagd och annat som inte händer när man bara ”sitter på kammaren och tänker”. Ser att du driver en blogg mot Google och hoppas att jag får möjlighet att läsa den lite närmare eftersom jag förståss också är intresserad av nackdelarna med molntjänster genrellt och såklart i synnerhet Google Apps som jag använder mig av. Som fristående konsult är jag van att jobba med olika applikationer beroende på vad kunden vill ha, och att jag ser många fördelar med Google Apps gör mig inte blind för saker som är mindre bra. Om jag hittar saker som ”kan förbättras” eller inte är bra, så kommer jag naturligtvis att skriva om det med. Sen vill jag gärna ta tillfället i akt att även bemöta din synpunkt på inläggs-längden. Min bloggpersonlighet är dessvärre lite sån, längre och mer genomtänkta inlägg, lite mer sällan. Jag har lite svårt för att skriva någon kort rad bara. Sedan är det en annan sak att man ska försöka läsa igenom och ta bort oväsentlig text när man är klar (var det Shakespear som sade ”Förlåt att mitt brev är så långt, men jag hade ont om tid), men oftast vill jag gärna ha med all information som jag hade i huvudet när jag författade blogginlägget. Jag har bloggat en del sedan tidgare, men alltid haft lite svårt för att skriva kort. Så länge som det är relevant så får det fungera, har jag resonerat. Slutligen, tack för dina tankar! Att man tar sig tid att ge kritik innebär ju faktiskt att du hade höga förväntningar, som du inte tyckte att mitt inlägg motsvarade, och du tog dig tid att försöka rätta till problemet. Och sist, men inte minst: Nu har jag gjort det igen, du fick här ett svar som du kanske uppfattade som alldeles för långt. Sorry 🙂 MVH, Sanna

      • Jag har verkligen inga detaljkunskaper kring google apps, eller kanske inte om några googletjänster överhuvudtaget, men jag låter under 100 dagar min sunda tveksamhet till google överlag röra sig mot det osunda när jag försöker hålla mig borta från allt som google erbjuder (eller kanske snarare tvingar på oss på nätet).

        Förstår att du sitter i en yrkesposition där det inte är aktuellt med några hobbybojkotter, men det kanske kunde vara på sin plats att sätta in ditt googleanvändande i ett större perspektiv, bortom enskilda appars funktionalitet, och fundera över om googleanvändande överlag är den rätta vägen att gå för mänskligheten.

        Google säger själva att den stora okritiska massan användare är deras bästa marknadsförare. Och det gör mig lite mörkrädd att så få är kritiska mot ett företag som på egen hand har makten att släcka hela länder.

        Man är inte per automatik god bara för att ens slogan är Don’t be evil.
        (Blev lite långt, det där)

        MVH
        Jens

  2. Predrag här: Sanna har precis inlett en resa där erfarenheter kommer att presenteras fortlöpande. Det första inlägget är ett ”inspel” i Google Apps och hur det fungerar. Har personligen inte lyckats identifiera någon form av ”Google Cheerleaders” i texten. Snarare en del tips och flera ”att kika vidare på”. Jag efterlyser fler personer som jag kan ”rekrytera” till bloggen, där de får dela med sig av sina erfarenheter. Förutsättningarna är enkla:

    1. Oberoende person som inte sitter hos en branschaktör.
    2. Jobbar strategiskt och/eller praktiskt med molnfrågor för kunders räkning.
    3. Accepterar Cloud Swedens ”Code of Conduct” som finns på: http://www.linkedin.com/groupItem?view=&gid=2510183&type=member&item=16658816&qid=02666360-35ae-4934-9a0f-f6e0a99ce56c

    Trevlig kväll önskas,

    Predrag Mitrovic

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s